¿Por qué planificar y controlar las reuniones gerenciales?
Las reuniones de trabajo son el pan de cada día en las empresas, se entiende que son un buen ejercicio de integración, comunicación, participación y toma de decisiones aprovechando las competencias de los colaboradores.
Sin embargo si no se tienen las herramientas correctas (Agenda, manejo del tiempo, acta para los acuerdos, mecanismos para realizar el seguimiento y control de los acuerdos, etc.) para manejar estas reuniones se vuelven improductivas y no generan valor a las organizaciones.
¿Porqué fallan las reuniones?
No se establecen agendas (Temas sobre los cuales se van a tratar) para realizar las reuniones
No se establece tiempo de duración de las reuniones.
No se sabe administrar el tiempo durante las reuniones.
No se controla la asistencia a dichas reuniones
No se controla la puntualidad.
No se toman acuerdos producto de las conversaciones sobre cada tema.
No se realiza el seguimiento y control de los pocos acuerdos que se establecen.
Los colaboradores no tienen información que les ayude a cumplir con sus obligaciones.
Los pocos acuerdos que se toman no tienen la información necesaria para su implementación: Responsable de la tarea, fecha de cumplimiento, descripción exacta de la tarea a cumplir, mecanismos para informar sobre el cumplimiento de la tarea, mecanismos para verificar el cumplimiento de las tareas, etc.
Funciones
Con el Software podrás:
Planificar las reuniones gerencias e invitar de manera inmediata vía correo electrónico a todos los participantes, estableciendo la agenda, tiempo de duración de las reuniones y lugar de las reuniones.
Controlar la asistencia y puntualidad de cada uno de los participantes de la reunión.
Crear acuerdos sobre cada uno de los puntos tratados en la reunión, asignando responsables por cada tarea que se establece.
Establecer por cada acuerdo (tarea) un tiempo determinado para su cumplimiento.
Una vez finalizada la reunión cada responsable podrá ingresar al software con su usuario y clave y podrá visualizar los acuerdos que deberá cumplir.
Una vez finalizada la reunión cada responsable podrá ingresar al software con su usuario y clave y podrá reportar el cumplimiento de las tareas.
El Responsable de la reunión podrá ver en tiempo real, desde cualquier lugar, en cualquier momento, desde cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet, el avance del cumplimiento de los acuerdos de forma general y por cada acuerdo.
Gracias al software, no solo podrá planificar y controlar la reunión sino que también podrá tomar decisiones sobre la responsabilidad de cada colaborador en base a los acuerdos que sí lograron cumplirse, y los que no, facilitando así la toma de medidas correctivas o sanciones.
Beneficios
Permite acceder al Software de Planificación y Control de Reuniones, reportar su cumplimiento o visualizar la información de avance para evaluar el desempeño de los colaboradores en cualquier momento (24 horas del día), desde cualquier lugar, desde cualquier dispositivo electrónico (celular, Tablet, Laptop o PC) con acceso a internet.
Información online, permite compartir la información en tiempo real, entre todos los involucrados, facilitando la evaluación, toma de decisiones, y le retroalimentación para los colaboradores.
Permite con reportes sencillos que los jefes puedan realizar un seguimiento del desempeño de los colaboradores y adoptar las acciones correctivas y preventivas que se requieran para asegurar cumplimiento de objetivos.
Permite la visualización del avance del cumplimiento del plan de trabajo de forma semaforizada (colores rojo, verde y amarillo) facilitando la evaluación.
Permite una medición objetiva del rendimiento del trabajador.