Imagina esto: cada mañana, un banco te entrega 1,440 monedas de oro. Pero hay una condición: al llegar la noche, todo lo que no hayas usado, se pierde para siempre. ¿Qué harías? Seguramente gastarías hasta la última moneda, ¿cierto?

Pues bien, ese banco existe. Se llama tiempo. Cada día recibes 1,440 minutos que no puedes ahorrar, acumular ni recuperar. La gran pregunta es: ¿cómo estás invirtiendo tus monedas diarias?.

Si administras tu tiempo, estas administrando tu vida.

¿Qué es el tiempo?

El tiempo es un recurso irremplazable: no se puede almacenar, sustituir ni dejar de consumir. Su administración adecuada es clave para alcanzar nuestras metas y vivir con propósito.

Administrar el tiempo es decidir conscientemente cómo usarlo para lograr objetivos en el menor plazo posible. Y para comenzar, es esencial tener claridad en nuestros objetivos fundamentales.

Los tres pilares del tiempo: salud, felicidad y éxito

1. Salud: el vehículo de tu vida

2. Felicidad: Depende de ti, de la gestión de tu mundo interno

3. Éxito: estrategia antes que acción

La matriz del tiempo: priorizar con sabiduría

El tener presente estos tres objetivos, te permitirá en el día a día priorizar, ser más estratégico que operativo, tomar decisiones acertadas sobre el uso del tiempo, hacer lo que sea importante en tu vida y no perder tiempo ni ser presa de los ladrones del tiempo.

Para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo, acudiremos a la matriz del tiempo en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante para ti, con las dimensiones de lo urgente y no urgente para ti, las cuales forman cuatro cuadrantes que si lo sabes utilizar, conociendo las consecuencias positivas o negativas de cada una de ellas, te permitirá administrar mejor tu tiempo, lo cual se presenta en el gráfico siguiente:

Como se puede observar en el gráfico Nº 1, la dimensión ideal es la que combina lo importante con lo no urgente (Cuadrante II), si una persona se desenvuelve en esta dimensión significa que planifica su vida y prioriza lo que tiene que hacer para alcanzar sus objetivos, cumpliendo con su plan.

Administrar el tiempo en las organizaciones

En el caso de una organización, la administración del tiempo está centrada en cómo utilizamos el tiempo para contribuir con la organización en la cual trabajamos. En ese sentido debemos partir de los objetivos que tiene nuestra organización y elaborar un plan que contribuya a dichos objetivos. Teniendo los objetivos claramente definidos y priorizados, y lo que tenemos que hacer para alcanzar dichos objetivos, podremos utilizando la matriz, desenvolvernos en el cuadrante II que es la combinación de lo importante y no urgente.

El problema en una organización son los ladrones del tiempo, aquellos que te quitan el tiempo y que no te permiten cumplir con tu plan, para identificar y combatir a los ladrones del tiempo te recomendamos lo siguiente:

Ladrones del tiempo y cómo vencerlos

• Evitar caer en el perfeccionismo: Muchas personas por querer realizar un trabajo perfecto, no terminan nunca un trabajo, difiriéndolo permanentemente.
• Aprender a decir no: Muchas personas no saben decir no y terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan, porque aceptan ser interrumpidos para ir a alguna reunión, conversar o tratar temas que no contribuyen a su trabajo. Por lo tanto, es importante aprender a decir no, pero de forma amable, sin herir susceptibilidades, por ejemplo: te agradezco mucho la invitación, pero no puedo ir.
• Evitar distracciones: Muchas personas no saben evitar las distracciones, porque tienen la política de puertas abiertas, es decir cualquiera puede visitarlo de improviso, interrumpirlo, llamarlo por teléfono, etc. Por lo tanto, es necesario que uno aprenda a establecer horarios en los cuales puede recibir visitas, ser interrumpido, para poder dedicarle nuestra total atención a nuestro trabajo.
• Hay que aprender a delegar: Muchas personas piensan que son las únicas que pueden realizar todos los trabajos bien, subestimando a los demás y cargándose todo el trabajo, no pudiendo cumplir con los mismos por falta de tiempo. Frente a ello es necesario aprender a delegar, es decir a preparar a las personas en conocimientos y técnicas para que puedan realizar los trabajos, delegándoles los mismos una vez que se encuentren preparadas.
• Sea puntual y exija puntualidad: Si usted no es puntual, sus compañeros de trabajo harán lo mismo con usted y le robarán tiempo no llegando a tiempo, por lo tanto, debe generar una imagen de puntualidad y los demás respetarán su tiempo.
• Elimine sentimientos inútiles: Elimine sentimientos que le quitan tiempo y no le generan valor, como son las preocupaciones, sentimientos de culpa, odio, miedo, ansiedad, etc. Por ejemplo, las preocupaciones son sentimientos que no nos ayudan a nada, porque nos ocupa de cosas antes de tiempo, como angustiarnos o ponernos nerviosos por un examen que vendrá de acá a dos semanas, o los sentimientos de culpa que es sentirnos mal por algo que ya pasó y que no lo podemos cambiar, desperdiciando en ambos casos el tiempo porque lo que hacemos no contribuye a nada.
• Aprender a ir al grano: Muchas personas no saben ir al grano y para abordar un tema pierden tiempo tocando temas relacionados y en un proceso lento llegan finalmente al meollo del asunto.
• Hacer un buen manejo de reuniones: Minimice la cantidad de reuniones, aprenda a filtrar reuniones, si usted puede tomar una decisión sólo hágalo y no convoque a una reunión, sólo convoque o acuda a una reunión si es verdaderamente necesario, cuando realice una reunión o participe en una de ellas exija que se tenga una agenda de temas a tratar con un tiempo estimado para cada tema y para toda la reunión, con hora de inicio y de término.
• Maneje ordenadamente el despacho de papeles: Genere un sistema ordenado de archivo de documentos, ordene su despacho por fecha de ingreso y priorice rápidamente, una vez ordenado y priorizado resuélvalos inmediatamente. Ello implica que cuando revise un documento no lo deje hasta terminar, no lo postergue, no guarde los papeles en su cajón para una próxima fecha, no apile los documentos por apilar.
• Evite los conflictos: Se pierde mucho tiempo en conflictos innecesarios, es mejor evitarlos o no personalizar las discrepancias que se tengan con sus compañeros, es mejor solucionar los problemas buscando relaciones de ganar ganar, sólo ingresar a conflictos cuando son por el bien de la organización.
• Haga un buen uso de los correos electrónicos: En la actualidad, revisar y responder correos electrónicos quita mucho tiempo, es necesario filtrar los correos, yo recomiendo ser radical, en el trabajo sólo revisar y atender aquellos que son del trabajo, dejando aquellos que no lo son para un tiempo fuera del horario de trabajo, porque le quitarán tiempo.
• Uso correcto del celular: Hay que hacer un correcto uso del teléfono, recibiendo y haciendo llamadas que sean sólo de trabajo. No ingrese ni ningún tipo de redes sociales como Facebook o Instagram, evite usarlas en horario de trabajo.
• Uso de tiempos muertos: Hay que aprender a utilizar los tiempos muertos para volverlos productivos, por ejemplo, en un viaje de trabajo, siempre lleve una lectura de utilidad en su trabajo para aprovechar el trayecto.

Conclusión

Tu tiempo es tu tesoro. Administrarlo bien no solo te llevará al éxito, sino que también te hará más feliz y saludable. No dejes que otros, ni tú mismo, te roben lo más valioso que tienes. Cada minuto cuenta, si administras bien tu tiempo, administrarás bien tu vida.